CLAVES PARA ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA

El enfoque primario o titular es incontrolable
La Rueda de Prensa es un hecho dialéctico; se pone a prueba la capacidad del portavoz y su poderío argumentativo, así como la rapidez en su respuesta.
El nivel de respuesta informativa a una Rueda de Prensa puede depender mucho de la actualidad informativa que, por definición, es imprevisible. El hábito es confirmar la recepción de la convocatoria de prensa y la asistencia pero aunque tengamos la confirmación, nada nos asegura que los medios acudan.
Puede ser que nos encontremos solos. O con un periodista, que es peor. Se elaboran estrategias alternativas. Y nos aseguramos de que llega la información por otros canales.
La Rueda de Prensa es un evento rico en información.
Si no vamos a responder preguntas, ni a decir algo interesante, no convocamos.
Si no lo tenemos preparado, no convocamos.
Si no estamos dispuestos a afrontar temas espinosos, no convocamos.
Si no lo tenemos preparado, no convocamos

¿Cuándo convocamos?

No hay una ciencia exacta acerca de la hora y el día perfectos para convocar una Rueda de Prensa. Varía en función de la naturaleza de la información y de la sección que convoquemos.
A Madrid le vienen mal los miércoles y los jueves porque hay reunión semanal del Gobierno de la CM y del Ayto. de Madrid.
A Nacional le vienen mal los miércoles (sesión de control al Gobierno) y los viernes (Consejo de Ministros).
Normalmente el lunes es un buen día porque todo está empezando y las agendas no se han sobrecargado.
Respecto a la hora, en torno a las 11.00 suele ser la mejor hora. Les viene bien a televisiones, radios, prensa e internet.

¿Dónde convocamos?

Lo ideal es disponer de un espacio fijo donde siempre se convoquen las ruedas de prensa.
Ese espacio estará dotado de todas las infraestructuras necesarias relacionadas con el sonido, la luz, la decoración, micrófonos, espacios para periodistas y para fotógrafos y cámaras, medios audiovisuales, nuevas tecnologías, etc.
Los periodistas ya tendrán ese hábito adquirido y no deberemos esforzarnos en varias el lugar de convocatoria.
Además, así, cuando lo variemos, ese elemento ya será noticia porque se ha variado.
Si no disponemos de un lugar ad hoc para la Rueda de Prensa, deberemos buscar un sitio para alquilarlo que cumpla los siguientes requisitos:
- Céntrico
- Con posibilidad de aparcamiento o transporte público
- Deberemos revestirlo de nuestra imagen corporativa
- Habrá que poner sillas porque los periodistas se sientan y mesas porque a veces hasta toman nota
- Sonido, iluminación, decoración, colores.
- ¡OJO! Todo comunica

¿Cómo organizarlo?

Siempre habrá un estrado o zona donde se sitúen los portavoces.
Micrófonos con toma de sonido al final de la sala para que enganchen allí las televisiones y las radios.
Cámaras detrás al final de la sala con el plano lo más horizontal posible respecto al estrado o zona donde se sitúan los portavoces.
El plano debe ser horizontal para procurar que sea objetivo.
La toma de sonido garantiza la limpieza.
Ojo con el escenario y cómo lo organizamos. Todo comunica. Sentido común.
Presencia de la imagen corporativa.

Esquema del desarrollo

En primer lugar el portavoz o portavoces darán la bienvenida y a continuación pasarán a exponer la información sobre el tema para el cual ha sido convocada la Rueda de Prensa.
Tras finalizar su intervención, darán paso a las preguntas de los periodistas sobre el tema para el que han sido convocados.
Cuando acaben las preguntas referidas a ese tema en concreto, se abre el turno de preguntas sobre otros temas.
Acabadas las preguntas, se da por finalizada la Rueda de Prensa.
No puede durar en total más de una hora.
A la Rueda de Prensa asisten sólo periodistas. Nunca gente de la propia organización para hacer bulto o ejercer de aplaudidores.
Es preferible entregar un dossier de Prensa con la información de la propia Rueda de Prensa ampliada y ordenada.
Ese Dossier de Prensa se entrega, normalmente, cuando ha finalizado el primer turno de intervención del portavoz o portavoces sobre el tema en cuestión.
Ojo porque los primeros que deben conocer al dedillo el Dossier son los propios portavoces y muchas veces esto no ocurre.
Cuando un portavoz está ante los medios, lo está desde que se sienta. Hay que evitar gestos, bostezos, miradas, risas y cualquier tipo de signo externo de agrado o desagrado.
Ojo con la utilización del móvil.
Prohibición expresa de hablar off the record.
Cuando la Rueda de Prensa termina, en muchas ocasiones el portavoz se queda hablando con los periodistas para profundizar en las explicaciones y para cerciorarse de que todo ha quedado claro. Ese es uno de los peores momentos para cualquier DIRCOM. El portavoz baja la guardia y dice lo que no debe decir.