CLAVES PARA ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA
- El enfoque primario o titular es incontrolable
- La Rueda de Prensa es un hecho dialéctico; se pone a prueba la capacidad del portavoz y su poderío argumentativo, así como la rapidez en su respuesta.
- El nivel de respuesta informativa a una Rueda de Prensa puede depender mucho de la actualidad informativa que, por definición, es imprevisible. El hábito es confirmar la recepción de la convocatoria de prensa y la asistencia pero aunque tengamos la confirmación, nada nos asegura que los medios acudan.
- Puede ser que nos encontremos solos. O con un periodista, que es peor. Se elaboran estrategias alternativas. Y nos aseguramos de que llega la información por otros canales.
- La Rueda de Prensa es un evento rico en información.
- Si no vamos a responder preguntas, ni a decir algo interesante, no convocamos.
- Si no lo tenemos preparado, no convocamos.
- Si no estamos dispuestos a afrontar temas espinosos, no convocamos.
- Si no lo tenemos preparado, no convocamos
¿Cuándo convocamos?
- No hay una ciencia exacta acerca de la hora y el día perfectos para convocar una Rueda de Prensa. Varía en función de la naturaleza de la información y de la sección que convoquemos.
- A Madrid le vienen mal los miércoles y los jueves porque hay reunión semanal del Gobierno de la CM y del Ayto. de Madrid.
- A Nacional le vienen mal los miércoles (sesión de control al Gobierno) y los viernes (Consejo de Ministros).
- Normalmente el lunes es un buen día porque todo está empezando y las agendas no se han sobrecargado.
- Respecto a la hora, en torno a las 11.00 suele ser la mejor hora. Les viene bien a televisiones, radios, prensa e internet.
¿Dónde convocamos?
- Lo ideal es disponer de un espacio fijo donde siempre se convoquen las ruedas de prensa.
- Ese espacio estará dotado de todas las infraestructuras necesarias relacionadas con el sonido, la luz, la decoración, micrófonos, espacios para periodistas y para fotógrafos y cámaras, medios audiovisuales, nuevas tecnologías, etc.
- Los periodistas ya tendrán ese hábito adquirido y no deberemos esforzarnos en varias el lugar de convocatoria.
- Además, así, cuando lo variemos, ese elemento ya será noticia porque se ha variado.
- Si no disponemos de un lugar ad hoc para la Rueda de Prensa, deberemos buscar un sitio para alquilarlo que cumpla los siguientes requisitos:
- Céntrico
- Con posibilidad de aparcamiento o transporte público
- Deberemos revestirlo de nuestra imagen corporativa
- Habrá que poner sillas porque los periodistas se sientan y mesas porque a veces hasta toman nota
- Sonido, iluminación, decoración, colores.
- ¡OJO! Todo comunica
¿Cómo organizarlo?
- Siempre habrá un estrado o zona donde se sitúen los portavoces.
- Micrófonos con toma de sonido al final de la sala para que enganchen allí las televisiones y las radios.
- Cámaras detrás al final de la sala con el plano lo más horizontal posible respecto al estrado o zona donde se sitúan los portavoces.
- El plano debe ser horizontal para procurar que sea objetivo.
- La toma de sonido garantiza la limpieza.
- Ojo con el escenario y cómo lo organizamos. Todo comunica. Sentido común.
- Presencia de la imagen corporativa.
Esquema del desarrollo
- En primer lugar el portavoz o portavoces darán la bienvenida y a continuación pasarán a exponer la información sobre el tema para el cual ha sido convocada la Rueda de Prensa.
- Tras finalizar su intervención, darán paso a las preguntas de los periodistas sobre el tema para el que han sido convocados.
- Cuando acaben las preguntas referidas a ese tema en concreto, se abre el turno de preguntas sobre otros temas.
- Acabadas las preguntas, se da por finalizada la Rueda de Prensa.
- No puede durar en total más de una hora.
- A la Rueda de Prensa asisten sólo periodistas. Nunca gente de la propia organización para hacer bulto o ejercer de aplaudidores.
- Es preferible entregar un dossier de Prensa con la información de la propia Rueda de Prensa ampliada y ordenada.
- Ese Dossier de Prensa se entrega, normalmente, cuando ha finalizado el primer turno de intervención del portavoz o portavoces sobre el tema en cuestión.
- Ojo porque los primeros que deben conocer al dedillo el Dossier son los propios portavoces y muchas veces esto no ocurre.
- Cuando un portavoz está ante los medios, lo está desde que se sienta. Hay que evitar gestos, bostezos, miradas, risas y cualquier tipo de signo externo de agrado o desagrado.
- Ojo con la utilización del móvil.
- Prohibición expresa de hablar off the record.
- Cuando la Rueda de Prensa termina, en muchas ocasiones el portavoz se queda hablando con los periodistas para profundizar en las explicaciones y para cerciorarse de que todo ha quedado claro. Ese es uno de los peores momentos para cualquier DIRCOM. El portavoz baja la guardia y dice lo que no debe decir.
