CLAVES PARA ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA

  • El enfoque primario o titular es incontrolable
  • La Rueda de Prensa es un hecho dialéctico; se pone a prueba la capacidad del portavoz y su poderío argumentativo, así como la rapidez en su respuesta.
  • El nivel de respuesta informativa a una Rueda de Prensa puede depender mucho de la actualidad informativa que, por definición, es imprevisible. El hábito es confirmar la recepción de la convocatoria de prensa y la asistencia pero aunque tengamos la confirmación, nada nos asegura que los medios acudan.
  • Puede ser que nos encontremos solos. O con un periodista, que es peor. Se elaboran estrategias alternativas. Y nos aseguramos de que llega la información por otros canales.
  • La Rueda de Prensa es un evento rico en información. 
  • Si no vamos a responder preguntas, ni a decir algo interesante, no convocamos. 
  • Si no lo tenemos preparado, no convocamos. 
  • Si no estamos dispuestos a afrontar temas espinosos, no convocamos. 
  • Si no lo tenemos preparado, no convocamos

¿Cuándo convocamos?

  • No hay una ciencia exacta acerca de la hora y el día perfectos para convocar una Rueda de Prensa. Varía en función de la naturaleza de la información y de la sección que convoquemos. 
  • A Madrid le vienen mal los miércoles y los jueves porque hay reunión semanal del Gobierno de la CM y del Ayto. de Madrid. 
  • A Nacional le vienen mal los miércoles (sesión de control al Gobierno) y los viernes (Consejo de Ministros). 
  • Normalmente el lunes es un buen día porque todo está empezando y las agendas no se han sobrecargado. 
  • Respecto a la hora, en torno a las 11.00 suele ser la mejor hora. Les viene bien a televisiones, radios, prensa e internet.

¿Dónde convocamos?

  • Lo ideal es disponer de un espacio fijo donde siempre se convoquen las ruedas de prensa. 
  • Ese espacio estará dotado de todas las infraestructuras necesarias relacionadas con el sonido, la luz, la decoración, micrófonos, espacios para periodistas y para fotógrafos y cámaras, medios audiovisuales, nuevas tecnologías, etc. 
  • Los periodistas ya tendrán ese hábito adquirido y no deberemos esforzarnos en varias el lugar de convocatoria. 
  • Además, así, cuando lo variemos, ese elemento ya será noticia porque se ha variado.
  • Si no disponemos de un lugar ad hoc para la Rueda de Prensa, deberemos buscar un sitio para alquilarlo que cumpla los siguientes requisitos: 
    • Céntrico 
    • Con posibilidad de aparcamiento o transporte público 
    • Deberemos revestirlo de nuestra imagen corporativa 
    • Habrá que poner sillas porque los periodistas se sientan y mesas porque a veces hasta toman nota 
    • Sonido, iluminación, decoración, colores. 
    • ¡OJO! Todo comunica

¿Cómo organizarlo?

  • Siempre habrá un estrado o zona donde se sitúen los portavoces. 
  • Micrófonos con toma de sonido al final de la sala para que enganchen allí las televisiones y las radios. 
  • Cámaras detrás al final de la sala con el plano lo más horizontal posible respecto al estrado o zona donde se sitúan los portavoces. 
  • El plano debe ser horizontal para procurar que sea objetivo. 
  • La toma de sonido garantiza la limpieza. 
  • Ojo con el escenario y cómo lo organizamos. Todo comunica. Sentido común.
  • Presencia de la imagen corporativa.

Esquema del desarrollo

  • En primer lugar el portavoz o portavoces darán la bienvenida y a continuación pasarán a exponer la información sobre el tema para el cual ha sido convocada la Rueda de Prensa. 
  • Tras finalizar su intervención, darán paso a las preguntas de los periodistas sobre el tema para el que han sido convocados. 
  • Cuando acaben las preguntas referidas a ese tema en concreto, se abre el turno de preguntas sobre otros temas. 
  • Acabadas las preguntas, se da por finalizada la Rueda de Prensa. 
  • No puede durar en total más de una hora. 
  • A la Rueda de Prensa asisten sólo periodistas. Nunca gente de la propia organización para hacer bulto o ejercer de aplaudidores.
  • Es preferible entregar un dossier de Prensa con la información de la propia Rueda de Prensa ampliada y ordenada. 
  • Ese Dossier de Prensa se entrega, normalmente, cuando ha finalizado el primer turno de intervención del portavoz o portavoces sobre el tema en cuestión. 
  • Ojo porque los primeros que deben conocer al dedillo el Dossier son los propios portavoces y muchas veces esto no ocurre. 
  • Cuando un portavoz está ante los medios, lo está desde que se sienta. Hay que evitar gestos, bostezos, miradas, risas y cualquier tipo de signo externo de agrado o desagrado. 
  • Ojo con la utilización del móvil. 
  • Prohibición expresa de hablar off the record. 
  • Cuando la Rueda de Prensa termina, en muchas ocasiones el portavoz se queda hablando con los periodistas para profundizar en las explicaciones y para cerciorarse de que todo ha quedado claro. Ese es uno de los peores momentos para cualquier DIRCOM. El portavoz baja la guardia y dice lo que no debe decir. 
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