Cómo hacer el briefing de un evento
Un artículo de Nayra Santamaría
BRIEFING. Una de las palabras que más aterra a cualquier ejecutivo de cuentas o creativo. Un documento clave para el inicio de cualquier proyecto pero que no siempre cumple las expectativas del que lo recibe. Muchas veces, nos enfrentamos a un brief como a un jeroglífico, tratando de entender y descifrar cada una de las palabras ahí escritas. Es el primer paso para que la comunicación empresa-cliente sea fluida desde un inicio. En este punto de partida, tenemos que tener claro: Qué quiere el cliente, cuánto presupuesto tiene para ello y cómo quiere llevarlo a cabo. ¿Sencillo, verdad? Pues la respuesta es no, a día de hoy sigue resistiéndose en muchas empresas.
Hoy vamos a adentrarnos en el fantástico mundo del briefing y vamos a tratar de simplificar los puntos básicos que debe tener este documento para que no pierdas la cordura antes de empezar un nuevo proyecto.
¿Qué datos debo incluir?
Cuando creamos una plantilla de briefing para un cliente, hay datos que son comunes y que se repiten independientemente de la tipología del proyecto. Piensa que ese documento va a ser el primer peldaño de la escalera que te lleva al evento real. Tener información clara, precisa y que sea relevante es fundamental. No por tener un briefing de 40 páginas va a ser más completo que uno de 10. Párate y piensa que puntos necesitas para comenzar con el proyecto, siempre intenta ir un paso más allá.
Si el brief lo recibes por parte del cliente, léelo varias veces y apunta en otro documento todas esas dudas que te asaltan la cabeza y que ponen a prueba tu compresión lectora. Una vez finalices el proceso, filtra las preguntas, agrupa las que sean similares y prepara un contrabrief lo más completo posible. Cuanto más soluciones en este primer paso, menos tiempo perderás y podrás invertir tus esfuerzos en crear una idea de diez.
Datos básicos
- Concepto general de la propuesta.
- Tipología, target, ubicación y antecedentes.
- Limitaciones.
- KPIs.
- Timming.
- Racional creativo.
- Propuesta de claim.
- Render o propuesta gráfica.
- Mandatories principios de diseño.
- Aspectos legales y sociales.
- Presupuesto inicial.
Consejos de redacción
Este documento deberá de ser breve y conciso. Piensa en formato esquema, de tal forma que los puntos recogidos en él nos ayuden a organizar las tareas que deberemos de abordar en el proyecto. Asegúrate de dejar toda la información siempre por escrito, recuerda el refrán: las palabras se las lleva el viento, y con todas las cosas que un organizador debe de tener en la cabeza, la memoria también se las lleva.
Haz que el documento sea lo más real posible. Las fantasías las dejamos para otros aspectos de nuestra vida. Ponte en la mente del cliente, que siempre está ocupado con mil cosas que hacer, y pónselo fácil. Baja al suelo todo lo que puedas el esquema inicial, párate un poco a pensar en cómo hacer un buen brief, te ayudará a recuperar ese tiempo invertido en otras fases del proyecto.
¿Es necesario presentar siempre un brief?
Depende… El brief siempre nos va a aportar un poco de luz al comienzo de cualquier proyecto. Tener una base por dónde empezar hace que nos centremos en el objetivo y acertemos mejor a la primera.
Si es la primera vez que trabajamos con un cliente, la respuesta siempre va a ser «Sí». Toda comunicación lleva su proceso y utilizar este tipo de técnicas nos ayuda a entendernos mejor.
En cambio, si llevas mucho tiempo trabajando con un cliente, o si es una segunda edición de evento, a veces no es necesario volver a presentar un brief. Suele ser suficiente con un email o una buena reunión de trabajo.
Aún así, te recomendamos tener una hoja de ruta para todos tus eventos. Si en algún momento tienes que volver al punto de partida, siempre tendrás un archivo que te servirá de salvavidas. Evita recurrir a la memoria y a no dejar nada por escrito, la mente a veces nos juega una mala pasada y los malos entendidos también.
