Entrevistamos a Eugenio López. Freelance en eventos sobre la salud.

«Show must go on» dice la canción. Yo cambiaría la letra por un «show must come back». 

En un evento interviene mucha gente, técnicos de luces, de sonido, montadores, regidores, cámaras, microfonistas, carpinteros y un largo etcétera, y digo sin temor a equivocarme que todos queremos volver.

Queremos volver al ajetreo de los mil cambios, de los montajes, de los ensayos, al estrés del directo, a sentir los nervios de estar «en el aire».

Hace muchos años ya que trabajo en el sector de los eventos healthcare, y cada proyecto, cada evento es una experiencia de vida. Organizar eventos es crear un «mundo mágico» desde cero, un espacio de sensaciones y de ilusiones. Es en definitiva, hacer que el asistente se sienta como alguien único. Es justo esto lo que más me apasiona de los eventos, sentir que eres parte de un equipo que construye un universo efímero pero lleno de energía.

Eugenio, durante 18 años has formado parte de Ogilvy CommonHealth Worldwide, actualmente la mayor red mundial de Comunicación y Marketing del sector Salud. Cuéntanos, ¿Cómo son los eventos dentro del sector sanitario? ¿Son más comunes los congresos, las formaciones, o las presentaciones de producto?
 

La importancia de los eventos del sector de la salud es indiscutible al ser una fuente de formación continua para los profesionales sanitarios. Los laboratorios invierten muchos esfuerzos en ofrecer al médico una amplia oferta formativa para que pueda estar al día de los últimos avances científicos, investigaciones médicas y tecnológicas, con lo que podrá hacer mejores diagnósticos y prescribir los medicamentos más adecuados para cada paciente.

La normativa actual hace que todos los eventos dirigidos a profesionales de la salud estén muy regulados, y a esta regulación hay que añadir las políticas de comunicación que han desarrollado las propias farmacéuticas. La información que se da a un especialista tiene que estar contrastada y referenciada científicamente, por lo que no todo vale en la comunicación de salud. Es en el «qué decir» y el «cómo decirlo» donde radica la diferencia entre los eventos «generales» y los eventos del sector salud.

Justamente por esto, me atrevería a decir que el formato más frecuente es el evento formativo. Además hay que tener en cuenta que lanzar un medicamento es el resultado de muchos años de investigación y complejos trámites, por lo que no son muy frecuentes.

Llevas una larga trayectoria dentro de este sector, ¿Cuál fue el motivo por el que decidiste especializarte en eventos de salud? ¿Qué te ha aportado a nivel personal y profesional dedicar tu carrera a esta industria?
 

Siempre me atrajo la actividad del departamento de cuentas y eventos de la empresa, con los que colaboraba desde otro departamento. Cuando se presentó la oportunidad de formar parte de ese equipo, no me lo pensé dos veces.
Efectivamente, al llegar allí, supe inmediátamente que estaba en el lugar que quería. Que al poner mi energía en la organización de los eventos, echar tantas horas e implicarme junto con mi equipo para que todo saliera a pedir de boca, conseguíamos arrancar una sonrisa de satisfacción en nuestros clientes. Y sentir que les ayudábamos a conseguir su objetivo final, que no es otro que el de mejorar en la salud y calidad de vida de muchísima gente, era una gran satisfacción a nivel profesional y personal.

A nivel personal, además, formar parte de la gran familia Ogilvy, supuso coincidir con muchas personas de perfiles muy diversos. Trabajar en este ambiente, te permite ver puntos de vista diferentes, metodologías organizativas distintas y con el tiempo, este aporte y trabajo en equipo, te va enriqueciendo a todos los niveles.

Imagino que habrás realizado diferentes funciones dentro de la organización de este tipo de eventos. ¿Qué funciones has desempeñado? Si tuvieras que elegir tu parte favorita dentro de estos actos, ¿cuál sería? ¿Y lo que peor llevas dentro de la profesión?
 
Efectivamente, dentro de la organización y coordinación de eventos se han de desempeñar múltiples funciones de manera simultánea. 
 
A grandes rasgos:
 
Has de ser cuentas, cuando se está preparando una propuesta creativa o un material para un evento; al tener que supervisar, junto con el equipo, todos los detalles para ajustarse con la máxima precisión al briefing del cliente. 
También has de ser «producer», al contactar y negociar con todos los proveedores que trabajarán en el proyecto.
Por último, también has sido un poco contable, para poder cumplir con toda la normativa interna de la compañía, budgets, etc.
 
Si te refieres con tu pregunta a las funciones que desempeñas cuando estás en el evento, te puedo decir que te conviertes en un hombre orquesta. Haces de mozo de almacén, de azafato, de camarero, de montador, de creativo… En definitiva, te conviertes en un hombre multifunción para que el evento sea un éxito.
 
Si he de destacar algo de un evento, es justamente el momento final, cuando todo ha acabado. Ese momento en el que ves al cliente relajado y contento. Ese instante en que el equipo respira aliviado porque todo ha salido bien después de las prisas, los cambios y tantas horas de duro trabajo.
Gestionar eventos es estar siempre un poco acelerado. Son mil y un detalles que hay que tener en cuenta y no puede pasarse nada. Es un estrés que a veces piensas que te supera, pero con los años he aprendido a gestionarlo. 

"Trabajar en este ambiente, te permite ver puntos de vista diferentes, metodologías organizativas distintas y con el tiempo, este aporte y trabajo en equipo, te va enriqueciendo a todos los niveles"

Ahora eres organizador de eventos de salud freelance. ¿Cómo has vivido este año tan complicado para los eventos? ¿Cómo ha sido la inclusión de los eventos digitales en los congresos sanitarios? ¿Crees que esta tendencia ha llegado para quedarse?
 
Cualquier persona que trabaje en el sector de los eventos te dirá que 2020 ha sido un año terrible. Nadie pensó nunca que este parón tan grande y tan prolongado en el tiempo podría pasar.
Durante este año -y pico- de pandemia nos hemos reinventado, hemos cambiado la forma de comunicarnos entre nosotros y con nuestros clientes y, cómo no, la forma de hacer eventos.
 
Los eventos virtuales han sido la tabla de salvación que nos han permitido, en gran medida, seguir a flote.
La industria farmacéutica siempre ha sido pionera en tecnología, y siempre ha buscado las soluciones para poder estar en contacto continuo con los profesionales de la salud y sus propios equipos.
Creo firmemente que tan pronto como sea posible, los eventos presenciales volverán; somos una cultura de contacto, de conversación cercana y de sentirnos próximos a los demás. Tan pronto el virus vaya remitiendo o controlándose y las autoridades sanitarias lo permitan, volveremos -cosa que estoy deseando, por supuesto- a las prisas, a las escaletas y a los ensayos. Aunque no dudo que los eventos virtuales hayan venido para quedarse.
 
Un evento virtual permite llegar a un gran número de personas a un menor coste. Si unificamos los dos formatos de eventos, podemos alcanzar una mayor audiencia con menor impacto en los presupuestos. Cada vez tengo más claro que el formato de evento del futuro, será un formato híbrido en los que tengamos asistentes y retransmitamos vía streaming.
 
Todo evento tiene su estructura pero, en una industria tan especializada, ¿qué fases son básicas para un correcto desarrollo? ¿En qué parte tienes que focalizarte?
 
Como bien dices, estamos en un sector muy especializado y específico; y aunque las fases de un evento de salud son la mismas que cualquier otro tipo de evento, destacaría como fase clave la planificación.

La planificación del proyecto será el mapa de ruta a seguir, y marcará las acciones del pre, durante y post-evento, para poder alcanzar los objetivos marcados.

Dentro de esta fase, la pieza fundamental es el briefing: poder contar con la máxima información posible por parte del cliente, nos permitirá desarrollar un plan de acción mucho más preciso y acorde a sus necesidades.

El gran reto es avanzar a ciegas cuando la información con la que se cuenta es incompleta o escasa, y es algo que pasa con mucha frecuencia. Es en estos casos en los que una planificación correcta es garantía inequívoca de éxito.

En un año tan marcado por la pandemia, ¿se ha notado un incremento de actos y congresos sanitarios? ¿Ha sido el Covid-19 el gran protagonista?
 

Claramente ha marcado la pauta en cómo debemos vivir y relacionarnos. Por supuesto, también ha condicionado la manera de hacer eventos en todos los sectores.

Los eventos virtuales han estado a la orden del día y lógicamente no tienen la misma envergadura que los eventos presenciales, ni producían a priori el mismo grado de implicación en el asistente. Con lo cual, para fortalecer este engagement, hemos tenido que valernos de todo tipo de recursos creativos para hacer los eventos más dinámicos e interactivos, teniendo en cuenta que el asistente tenía que hacer todo desde casa. Por darte un par de ejemplos, he organizado una clase de yoga o un taller online de smoothies. Para trabajar en equipo, también he organizado escape rooms de todas las temáticas o incluso clases de ópera.

Como ves, aunque la Covid-19 no fuera el tema central, ha estado sin duda, presente en este último año en todas nuestras actividades.

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