Fase de taquilla
Un artículo de Nayra Santamaría
La fase de taquilla es una de las más importantes dentro de un evento ya que de ella depende diferentes etapas dentro de nuestro acto de principio a fin. La correcta comunicación a los invitados mediante las invitaciones, la gestión de entrada y salida del evento, la organización del seating, el ticketing o el protocolo son partes fundamentales en este punto. Si una falla, el resto sufre las consecuencias. De ahí la importancia de que todo esté organizado y controlado. Hoy en día existen múltiples plataformas que nos ayudan a que nada falle y gracias a la tecnología podemos controlar en tiempo real todo lo que va aconteciendo dentro de nuestro evento.
Una buena base de datos organizada desde un inicio nos va a facilitar mucho el trabajo y una mesa de incidencias dentro de nuestro evento será primordial para evitar «atascos» o que un problema desencadene en otro sin control.
La importancia del personal de protocolo
Esta fase es una de las pocas que se mantiene antes, durante y después del evento. Al estar presente durante toda la ejecución del mismo es importante tener una figura dentro del equipo que se encargue del protocolo que conlleva un proceso de estas características. Cuando nos referimos a una fase de taquilla tenemos que tener en cuenta que abarca diferentes puntos que son importantes en el correcto desarrollo de un evento:
- Diseño de invitaciones.
- Lista de invitados.
- Envío de invitaciones y «save the date».
- Control de confirmaciones y ausencias.
- Seating en sala y control de invitados.
- Control de acceso y salida.
Invitaciones
Lo primero que tenemos que pensar es en el diseño de la invitación. Si se trata de un acto institucional, las invitaciones deberán seguir un protocolo y una estructura ya establecida. En el caso de eventos corporativos o culturales, el diseño puede ser más desenfadado y dentro de la línea gráfica que hemos establecido. En algunos eventos, es importante también enviar un save the date. Ese recordatorio que nos asegura que nuestros invitados reserven el día del evento antes de que llegue la invitación oficial.
Una vez enviada las invitaciones, debemos hacer un seguimiento y control del status de cada invitado. Para ello existen diferentes métodos o plataformas que nos pueden facilitar todo el proceso. Antes de arrancar con el envío, tenemos que establecer los protocolos que queremos seguir en esta fase: cómo se realizan las confirmaciones, el envío digital o en papel, definir el control de accesos, protocolo de seating, entre otras.
Invitados
Antes de comenzar a definir nuestros invitados, tenemos que pararnos a pensar qué tipo de evento vamos a organizar. No es lo mismo un concierto que un acto institucional. Conocer la naturaleza del proyecto, el objetivo y a quién queremos llegar es primordial a la hora de abordar esta fase. Tenemos que intentar, en la medida de lo posible, tener la lista cerrada con antelación para comenzar con la gestión de las invitaciones. Es importante crear una base de datos con nombre y apellidos, dirección, correo electrónico y teléfono de nuestros asistentes como mínimo. En algunos eventos, tenemos que disponer además de servicio de transfer en el caso de que el invitado tenga que desplazarse desde su lugar de origen. Hay muchas casuísticas y este es el momento donde tenemos que pararnos a analizar cada una de ellas.
Una vez tengamos el listado, tenemos que revisar los posibles errores cometidos durante el proceso. Los más comunes suelen ser: duplicidades de invitados, domicilios incorrectos, tratamientos incorrectos o teléfono erróneo.
Cuando tengamos todo bien hilado y estamos seguros de que no se nos ha colado alguna errata, trabajaremos otros aspectos del evento con este listado tales como: seating plan, welcome pack, aforos, photocall, catering, prensa, presidencias, seguridad, acreditaciones y ubicación en el patio de butacas.
Control de acceso y base de datos
Ya están todas las invitaciones enviadas y todo el protocolo estudiado. Llega el día del evento y se acerca uno de los «puntos calientes» el control de acceso. Aquí volvemos a necesitar de personal de protocolo que sea el encargado de el registro en la entrada y la acreditación en el caso de que sea necesario. Esta parte es importante para evitar que se nos «cuele» una persona no invitada a nuestro evento.
Hay muchas formas de realizar la fase de ticketing y hoy en día es muy común apoyarnos de plataformas que nos dan este tipo de servicio. Lo más común suele ser el acceso mediante código QR en entrada, donde nuestro personal de protocolo dispondrá de una PDA con un lector que registra las entradas y salidas de nuestros asistentes, pudiendo medir así al finalizar el acto cuántas personas han entrado, cuántas se han ido antes de tiempo y cuántas no han aparecido. Este tipo de control nos da información sobre el comportamiento de nuestros invitados, teniendo así toda la información necesaria para establecer diferentes estrategias en las siguientes ediciones.
