Fases de trabajo en la organización de eventos
Un artículo de Marta Álvarez
Sí, he decidido escribir un artículo sobre las fases de trabajo durante la organización de un evento a pesar de llevar tanto tiempo creando contenido sobre eventos. Podéis pensar que quizá es un poco básico cuando todos somos organizadores, pero, ¿lo es realmente?
Como organizadora de eventos interesada en el mundo del project management, estaba intentando estructurar las fases para desarrollar un proyecto que tenemos entre manos, y me di cuenta de que no todo el mundo sigue los mismos pasos a la hora de organizar un evento, ni mucho menos. Hay cantidad de metodologías, hay personas que siguen todos los pasos, personas que hacen los pasos que les apetece, y personas que editan cada paso para acoplarlo a sus necesidades.
Así que procedo a haceros una guía resumen de las fases de trabajo que más me sirven a mi a la hora de crear (casi siempre, a veces también me las invento). Si queréis que incidamos más detalladamente en cualquiera de las fases, no tenéis más que pedirlo.
Luego me contáis si seguís unos pasos parecidos, o si tenéis algún paso extra que me pueda ser útil 🙂
Fase 1. Boceto
Nosotras, las personas creativas, vivimos en una constante fase de boceto, ¿no os pasa? Hay días que me despierto a las 5 de la mañana por alguna razón, y automáticamente mi cabeza ha decidido tener una idea. En ese momento asumo que no voy a poder volverme a dormir y valoro si esa idea es viable.
En esta fase es en la que creamos, en la que soñamos con proyectos y eventos que nos gustaría hacer realidad. Entonces comenzamos a hacer un tanteo alrededor de esa idea. ¿Cómo lo haría? ¿Qué necesitaría? ¿Contaría con patrocinadores? ¿Sería viable económicamente? Podemos comentar la idea con nuestro entorno, nuestras personas de confianza, incluso con profesionales de cada posible área de interés para que nos den su opinión y, de paso, crear sinergias.
La Fase de Boceto es mi favorita. No existen los límites. Todo es posible, todo se puede hacer. Consiste en soñar y en dejar volar la imaginación. Hasta que pasas a la siguiente fase…
Fase 2.
Recopilación de Información
Vale, ya hemos decidido que nos gusta el boceto, es viable, puede funcionar. ¿Y ahora cómo seguimos?
Toca la fase de recopilar tooooooda la información necesaria para desarrollar el proyecto de nuestro evento. ¿Se ha hecho antes? Si es así, ¿quién lo ha hecho? ¿Puedo inspirarme en alguna referencia? ¿Qué stakeholders intervienen? ¿Dónde lo voy a hacer?
En este momento toca hacer una investigación exhaustiva para contar con toda la información posible antes de elaborar el proyecto. Haremos las visitas oportunas, iremos contactando con los distintos proveedores, pidiendo presupuestos, y haciéndonos una idea de la estructura de nuestro evento. De esta forma, iremos identificando todas las necesidades que vamos a tener que cubrir.
Fase 3. Proyecto
Una vez hemos recopilado toda la información necesaria para nuestro evento, vamos a elaborar un dossier (o proyecto) en el cual trataremos de guionizar el acto y bajar «todo al suelo».
En este documento debe haber al menos 4 puntos básicos (aquí uno de los puntos susceptibles de cambios según el organizador):
- Boceto de la imagen gráfica del evento
- ¿En qué consiste el evento? Resumen, objetivos, finalidad, fecha y hora.
- Listado de posibles stakeholders. Lo dividiremos en grupos: patrocinadores, invitados, embajadores, artistas, entre otros
- Breve cronograma del acto
Fase 4. Organización
Comenzamos a organizar el evento. Es real, lo hemos conseguido. Después de las fases previas nuestro evento ha interesado a los posibles stakeholders y ahora empieza la fase de organización pura y dura.
Lo primero que debemos hacer es establecer los calendarios de trabajo, el timing de la producción, el reparto de funciones, y comenzar a contratar a nuestros proveedores.
En esta fase debemos poner sobre la mesa absolutamente todos los detalles que haya que trabajar para nuestro evento:
- Listado de invitados o asistentes.
- Producción gráfica (cartelería, diseños)
- Producción del evento
- Desarrollo del evento
- Diseño de escaleta
- Protocolos de actuación
Fase 5. Comunicación
Ahora que ya tenemos todo el evento organizado, es el momento de ponerle voz y de hacer ruido. Deberemos comunicar el evento tanto internamente como externamente. Por un lado, se elabora el plan de medios y de comunicación, en el cual identificamos qué medios son los adecuados para comunicar nuestro evento, y qué estrategias de comunicación queremos seguir. ¿Qué queremos comunicar? ¿Qué imagen queremos proyectar? ¿Cómo es nuestra voz, nuestro tono?
Por otro lado, deberemos tener una buena comunicación interna durante el desarrollo del evento y el día del mismo, para que todos los implicados sepan cual es su lugar y qué deben hacer. En cualquier evento los stakeholders no dejan de ser actores interpretando un rol. Debemos asegurarnos que todos están prevenidos y listos para la función.
Fase 6. Ensayos
En cualquier evento es I-M-P-R-E-S-C-I-N-D-I-B-L-E ensayar todo días antes al evento real. Con una producción tan grande como puede ser la de un festival de música o unos premios cinematográficos, es muy importante comprobar los tiempos, que toda la parte técnica funciona correctamente, que no hay fisuras en la organización, y que estaremos preparados en caso de haber cualquier incidencia, pero también tendremos que ensayar en los congresos con los ponentes, en eventos vía streaming o el día de tu boda 😉
Fase 7. Ejecución
¡Y por fin llegó el gran día! Después de tantos meses de organización previa, ha llegado el día de hacerlo realidad.
Este día viene cargadito de tensión y nervios. No debería haberlos si tenemos todo bien organizado, planificado y controlado. Pero, quien diga que no siente el cosquilleo en el estómago, miente.
¡Y qué bonito es sentir esa emoción y ese nerviosismo! Por fin se va a hacer realidad una de esas ideas que te despertaron a las 5 de la mañana y te ha dejado tantas noches en vela.
Este es el día en el que escucharemos los aplausos, la alegría de los asistentes, la magia del directo. Tienes a tus compañeros al otro lado del pinganillo, y sientes que sois una familia, que lo habéis logrado, que todo está funcionando.
Eso sí, hasta que no termine el evento debemos estar plenamente concentrados, cada uno en su puesto, con los 5 sentidos despiertos, y con el poder de la improvisación a flor de piel por si hubiese que echar mano de ella.
Fase 8. Análisis
Para todas aquellas personas que creen que el evento termina en el momento en que se desmonta … ¡mentira!
Una vez acabado el evento y todo el desmontaje, comienza una de las fases más importantes de la organización, y es cuando analizamos el impacto que ha tenido nuestro evento.
Cuando finaliza el acto, el mismo día, siempre hacemos una valoración en caliente donde comentamos las primeras impresiones, los posibles errores cometidos, o las anécdotas que hayan surgido.
Días después comenzamos a elaborar el análisis frío del evento a través del ROI o resúmenes de implementación, donde identificamos con cifras el impacto que hemos tenido en nuestros asistentes, la acogida del evento, el feedback de nuestros invitados, así como el retorno de la inversión, el feedback de nuestros patrocinadores, las posibles áreas de mejora para próximas ediciones, etc.
El siguiente paso después de recopilar toda esta información, es elaborar los documentos de análisis donde quedará constancia de los resultados obtenidos para poder usarlos de referencia.
