La elaboración de un presupuesto
Un artículo de Marta Álvarez
Concepto
El presupuesto es aquel documento en el que vamos a reflejar por un lado el dinero que vamos a gastar en la organización de nuestro evento (gastos) y por otro, el dinero que vamos a generar tanto para cubrir esos gastos como para obtener un beneficio (ingresos).
La principal función de los presupuestos es obtener un buen control sobre la economía de nuestra empresa o proyecto. Por supuesto no podemos realizar acciones más caras al presupuesto que hayamos asignado. Por ello, lo mejor es presupuestar a la par que vamos conceptualizando el evento, para conocer las limitaciones de nuestro proyecto.
Características
- El presupuesto va a repercutir en la producción del evento, pero no debería influir en nuestra creatividad. Se pueden hacer acciones muy creativas con muy poco presupuesto.
- Puede que tengamos un presupuesto establecido y debamos ajustar nuestra propuesta al briefing y las condiciones de nuestro cliente.
- Puede que sea la propia agencia quien establezca el presupuesto en base a las acciones que vaya a proponer.
- Puede depender de condiciones externas, como la venta de entradas, patrocinios, venta de productos, etc.
- Debemos intentar conocer el presupuesto que quiere asumir el cliente.
- En nuestro presupuesto se deben recoger todos los gastos e ingresos que surjan de la organización del evento.
- Debemos tener en cuenta que pueden surgir imprevistos durante la organización del evento, por lo que es conveniente contar con un margen de maniobra.
Costes Fijos
Serán aquellos costes con los que vamos a tener que contar independientemente de los asistentes al evento. Entre ellos se encuentran:
- Producción
- Personal
- Diseño gráfico
- Publicidad y ruedas de prensa
- Venue
- Parking
- Equipo técnico
- Seguros
Costes Variables
Serán aquellos que sí van a depender de la cantidad de asistentes. Por ejemplo:
- Regalos o souvenirs
- Catering
- Mobiliario
- Personal de seguridad y limpieza
- Acreditaciones
Cómo debe ser un presupuesto
Para elaborar correctamente un presupuesto debemos guiarnos por las tres «C»: Completo, Claro y Conciso.
Para presentar un presupuesto tenemos que empezar por presentar nuestra empresa, enseñar un portfolio de eventos que hayamos hecho, y presentar el presupuesto indicando lo que incluye y lo que no.
Además, debemos partir siempre de la premisa de que el cliente no sabe lo que estamos presentando. Si hacemos un presupuesto demasiado técnico no vamos a conseguir hacérselo entender de la misma manera.
Por último, debe ser muy conciso visualmente. Es recomendable utilizar tablas, puntos, esquemas, etc.
Partes que debe incluir:
- Introducción: cómo hemos identificado las necesidades del proyecto y por qué nuestra propuesta es la mejor para cumplir con los objetivos.
- Descripción del proyecto: dependerá del tipo de evento que vayamos a organizar.
- Metodología de trabajo: le explicaremos al cliente cómo vamos a trabajar en su evento.
- Tiempos de ejecución: debemos cumplir siempre con los tiempos, además de identificar bien las responsabilidades de cada interviniente en cuanto a la entrega de materiales, información u otros elementos. Esto evitará problemas en caso de haber retrasos con entregas o aprobaciones.
- Presupuesto detallado: lo ideal es desglosar lo máximo posible las diferentes partidas que engloban el presupuesto, y organizarlas en bloques como por ejemplo diseño, pre-producción, ejecución, coordinación, etc, y todas las partidas que las conforman.
- Formas de pago: aquí debemos incluir los métodos de pago, los plazos y las condiciones del pago.
Pasos para una correcta elaboración del presupuesto
Si quieres conocer los pasos que debes seguir para elaborar un presupuesto, hazte Clubber y recibe en tu correo el contenido exclusivo de la semana.
