NOCIONES BÁSICAS DE PRODUCCIÓN

Si has llegado hasta aquí es porque, o bien eres profesional de la industria de los eventos (en cuyo caso todo lo que vamos a contar a continuación te lo sabrás de memoria) o bien estás empezando en el mundillo, te gusta la organización de eventos, y aún no terminas de tener claros los diferentes procesos.

Siempre se habla de las fases de la organización de eventos: el boceto o fase creativa, la recopilación, el proyecto, la organización en sí…

Pues bien, hoy vamos a desarrollar un poquito más la PRODUCCIÓN pura y dura de un evento. Evidentemente, la producción conlleva muchísimos pasos y elementos importantísimos y necesarios para la correcta ejecución del evento, pero hoy vamos a hacer una breve introducción básica al maravilloso mundo de la producción.

¡A POR ELLO!

PRE-PRODUCCIÓN

Hemos tenido ya la reunión con el cliente, quien nos ha facilitado su briefing de lo que quiere para su evento. Muy bien, ¿y ahora qué? ¿Por dónde empezamos?

La organización de eventos requiere de un equipo multidisciplinar para ocuparse de diferentes departamentos o áreas de trabajo que deberán coordinarse para desarrollar el proyecto simultáneamente.

Llegados a este punto, el equipo de producción deberá reunir y analizar todas las necesidades de las que requiere el evento a nivel técnico y operativo. De esta manera, se pueden establecer los costes derivados de la celebración del evento.

Lo primero que necesitamos para empezar (y más lógico) es la información general, como el lugar de celebración, la fecha, qué artistas van a asistir, y cuáles son sus riders .

Toda esta información la dividimos en dos apartados: las necesidades de los artistas, y las necesidades del productor.

Necesidades del artista:

Rider técnico: en él se reflejan todas las necesidades que requiere el artista para poder realizar su show. Las necesidades de sonido, iluminación, microfonía, backline, medidas del escenario…

Hospitality: son todas las necesidades de comodidad para el artista, como pueden ser los camerinos, el alojamiento, el catering, mantenimiento o seguridad.

Necesidades del productor:

Debemos realizar la llamada «visita de prospección» al espacio escogido para el evento. En dicha visita, libreta en mano siempre, observaremos las necesidades que debemos cubrir y asegurar en nuestro evento, como pueden ser:

Infraestructuras: medidas del escenario, backstage, camerinos, si necesitamos vallar algún espacio, si es accesible en caso de que el evento sea inclusivo, el espacio del patio de butacas, etc.
Carga y descarga: qué elementos necesitamos llevar al espacio, cuánto personal vamos a necesitar para descargarlo y montarlo, qué medios de transporte tenemos, ¿llevamos camiones? ¿tienen muelle de descarga? ¿cómo es el montaje y desmontaje? ¿Qué transporte público hay cerca? ¿Cuáles y cómo son los accesos al recinto?
Elementos técnicos: ¿ de qué cableado dispone el recinto? ¿Dónde están las tomas eléctricas? ¿Cuánta capacidad tienen?
Contratación de seguros: importantísimo contar con póliza de seguros que nos cubra en caso de accidentes laborales.
Material: ¿ qué material tiene el espacio? ¿ cuál tenemos que llevar? ¿está homologado y asegurado?
Seguridad: ¿ qué necesidades de seguridad requerimos? ¿el espacio tiene su propio plan de seguridad o debemos diseñarlo? cuáles son las medidas y planes de evacuación, cuánto personal de seguridad es necesario para cubrir el evento.

Todas estas partidas técnicas y de seguridad, serán los datos que debemos recopilar para saber cuál será nuestro presupuesto. No es lo mismo contar con un espacio habilitado para eventos que ya incluya su propio plan de seguridad y evacuación, que tener que contratar a un ingeniero para que nos diseñe el plan de seguridad de un espacio que no está todavía habilitado.

PRODUCCIÓN

Llega la hora de la verdad, en el proceso de producción debemos tener en cuenta toda la información recopilada en el paso anterior.

Es importante recordar que la producción del evento no consiste únicamente en montar el evento, sino que también debemos coordinar el desmontaje posterior, y todo debe estar bien calculado y por escrito. Además, cada persona implicada en cada una de las partidas, debe estar al tanto de su tarea y disponer de las herramientas necesarias para llevarla a cabo.

Por norma general, toda esta información se recopila en un «Roadbook», donde tendremos todo nuestro evento desglosado por áreas y necesidades. En dicho Roadbook tendremos las checklist con los riders de los artistas, los horarios de pruebas de sonido, ensayos generales, los datos de todas las personas del equipo interno y el equipo técnico, el hospitality, etc.

Todo esto lo tendremos en una escaleta con las personas implicadas en cada paso de la producción, para tener siempre controlado y coordinado lo que pasa en cada momento desde el montaje hasta el desmontaje del evento.

En el próximo artículo entraremos más en detalle en el proceso de producción.

POST-PRODUCCIÓN

Hemos terminado el evento, pero con ello no termina nuestro trabajo ni mucho menos. Una vez finalizado el acto, el equipo de producción deberá hacer la tarea inversa a la de producción. De nuevo, tendremos que tener en una escaleta el proceso de desmontaje y coordinar muy bien a los equipos de trabajo. No podemos convocar primero el desmontaje de las tarimas del escenario, sin haber desmontado primero la moqueta, o los elementos técnicos que están encima.

Deberemos saber de antemano los tiempos de trabajo de cada uno de los equipos para realizar un desmontaje eficaz y sin tiempos de espera innecesarios.