Técnicas de Productividad II
Un artículo de Marta Álvarez
¿No os ha pasado nunca que sentís que habéis estado todo el día sin parar de hacer cosas, estresados, agobiados, y sin embargo al final del día véis que realmente no os ha cundido nada? ¿Qué habéis perdido un montón de tiempo y no sabéis ni en qué? ¿Que no habéis logrado cumplir con los objetivos del día?
Es evidente que el bienestar emocional es un factor dentro de esta productividad laboral. Más ahora con la situación de teletrabajo y con la crisis mundial, los niveles de estrés y ansiedad han aumentado considerablemente, lo que reduce la capacidad de concentración y la productividad en general.
Pero más allá del factor emocional, cobra peso el manejo de las herramientas y hábitos adecuados.
¿Creéis que las personas más productivas lo son de forma innata? Vale, puede que algunos sí. Pero existen técnicas de productividad que nos ayudan en los diferentes aspectos de nuestra vida laboral, y hoy, os voy a explicar alguna de ellas.
Técnica Pomodoro
Una de las más conocidas. Esta técnica la creó el italiano Francesco Cirillo, gurú de la productividad. Consiste en trabajar por períodos de tiempo de medias horas, en las que se trabaja 25′ y se descansa los 5′ restantes. Con esta técnica, el nivel de concentración es muy intenso durante estos breves períodos de tiempo, y evitamos distracciones, puesto que si queremos ver algo en las redes sociales, por ejemplo, lo dejamos para esos 5′ de descanso.
Time Blocking
Al contrario que los Pomodoros, se trata de trabajar sin parar en una o varias tareas determinadas durante períodos de tiempo más largos (entre una y media y tres horas). Hay personas que necesitan concentrarse durante más tiempo, y que no les viene bien hacer esos cortes de 5′. Cada persona es un mundo y debe perfeccionar la técnica más apta para su productividad.
Método de Jerry Seinfeld
El famoso comediante ha creado su propia forma de trabajo llamada «don’t break the chain». Esto significa literalmente no romper la cadena. Es decir, enfocarse en una sola tarea y no parar hasta terminarla.
Método del colibrí
Igual que los colibríes vuelan de flor en flor, se trata de realizar tareas en diferentes espacios. Esta técnica es muy beneficiosa en el teletrabajo, puesto que así no nos cansamos después de todo el día en un mismo espacio. Podemos establecer diferentes espacios en casa para acometer diferentes tareas. (Mails en la cocina, reuniones en el despacho, creatividad en la terraza…)
Alicia en el país de las maravillas
Esta técnica se trata de identificar esos agujetos de conejo donde nos perdemos en un mundo de fantasía. En productividad serían aquellas actividades que nos distraen de nuestros objetivos y que nos hacen perder el tiempo. (Redes sociales, reuniones interminables, tareas de casa en horario laboral…). Debemos identificar esos momentos para ser más productivos.
Método de Sam Carpenter (o reloj biológico)
Es sencillo, se trata de escuchar a nuestro cuerpo y tener la libertad de trabajar cuando nuestra energía está en su punto alto. Seguro que muchos de vosotros sois más nocturnos, se os despeja la cabeza por la noche y tenéis más energía entonces. Vuestro momento ideal de trabajo será por la noche. O puede que os encante madrugar y prefiráis empezar vuestra jornada de trabajo a las 6 de la mañana y terminar antes.
Ley de Pareto
Esta es la regla del 80/20. Está comprobado que el 80% de los resultados, son consecuencia del 20% de esfuerzo que generamos. Un ejemplo: el 20% de las campañas de publicidad generan el 80% de nuestros nuevos clientes. A menudo es complicado saber si estamos aprovechando el 20% de nuestra actividad. Hablaremos de este principio en otro post más extendido.
Método Kanban
Este es uno de los métodos más utilizados por las personas creativas y visuales. Consiste en utilizar tarjetas para etiquetar las actividades. En un tablero, se añaden tres columnas (tareas pendientes, en proceso, tareas completadas) y las tarjetas con cada tarea irán pasando de una columna a otra según el avance de la misma. De esta manera controlamos el status de cada actividad.
Must, should, want
Es la ley del «tengo que, debo, debería, quiero». En estos tres grandes grupos de prioridades, elaboraremos listados clasificados para identificar qué tarea es más importante que otra. Es una manera de establecer prioridades cuando no logramos identificar la urgencia de cada tarea. Por ejemplo: «tengo que preparar una reunión para esta tarde, debería contactar con algunos proveedores, quiero diseñar una creatividad para poner en el despacho.»
Comerse la rana
Esta técnica nace por una cita famosa de Mark Twain: «cómete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del día», que viene a traducirse en que si nos quitamos a primera hora del día aquellas tareas que menos nos gustan, el resto del día enfocaremos la energía en lo que más nos agrada.
Lista de objetivos
Sencillo, elaboramos cada día (o la noche anteriror) un listado de los objetivos y los retos que queremos conseguir a corto, medio y largo plazo. De esta manera, tenemos siempre en mente el camino que debemos seguir.
The final countdown
Es un sistema parecido al Time blocking pero a la inversa. Con un cronómetro nos marcamos un período de tiempo (más bien largo, entre hora y media y tres horas), y, hasta que suene el temporizador, deberemos terminar las tareas que nos hayamos propuesto. Una vez finalizado este período, tendremos un descanso de 15 minutos.
